Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
für die Nutzung der SaaS-Plattform „OTpilot"
Anbieterin
Digital Hoch X GmbH
Neumarkt 1, c/o Regus
49074 Osnabrück
Geschäftsführer: Marcel Hammerich, Niels Schild
Handelsregister: HRB 221833, Amtsgericht Osnabrück
USt-IdNr.: DE455477135
E-Mail: info@digitalhochx.de
Telefon: 0541 963 289 45
Stand: April 2026
§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für sämtliche Vertragsbeziehungen zwischen der Digital Hoch X GmbH, Neumarkt 1, c/o Regus, 49074 Osnabrück (nachfolgend „Anbieterin" oder „DHX") und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") im Zusammenhang mit der Nutzung der cloudbasierten Softwareplattform „OTpilot" (nachfolgend „Plattform" oder „Dienst").
(2) Vertragsgegenstand ist die zeitlich befristete Bereitstellung der Plattform als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet zur bestimmungsgemäßen Nutzung durch den Kunden. Die Plattform wird auf von der Anbieterin angemieteter Server-Infrastruktur in der Bundesrepublik Deutschland betrieben. Die Bezeichnung als „Cloud"-Dienst oder „cloudbasiert" dient ausschließlich der Beschreibung des Bereitstellungsmodells (Zugriff über das Internet) und impliziert keine bestimmte Infrastruktur, Redundanz oder Verfügbarkeitsgarantie. Die Anbieterin schuldet die Bereitstellung der Plattform in ihrer jeweils aktuellen Version, nicht jedoch einen bestimmten Erfolg.
(3) Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als die Anbieterin ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt in jedem Fall, auch wenn die Anbieterin in Kenntnis der AGB des Kunden die Leistung vorbehaltlos erbringt.
(4) Die AGB gelten sowohl gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB als auch gegenüber juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Die Plattform richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden (B2B). Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.
(6) Die Plattform ist ausschließlich zur bestimmungsgemäßen Nutzung als administratives Dokumentations- und Workflow-Werkzeug im Sinne dieser AGB vorgesehen. Jede andere Nutzung, insbesondere die Nutzung als medizinische, therapeutische oder diagnostische Entscheidungshilfe, als Datenquelle für Drittanwendungen (sofern nicht über eine freigegebene API gestattet) oder als Grundlage für die Entwicklung konkurrierender Produkte, ist ausdrücklich untersagt.
§ 2 Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser AGB gelten folgende Definitionen:
(1) „Plattform" bezeichnet die von der Anbieterin unter der Marke „OTpilot" betriebene cloudbasierte Softwareanwendung einschließlich aller Funktionalitäten, Updates, Erweiterungen und Dokumentationen.
(2) „Kunde" bezeichnet jede natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die die Plattform im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit nutzt.
(3) „Nutzer" bezeichnet jede natürliche Person, der vom Kunden Zugang zur Plattform eingeräumt wird (z. B. Mitarbeiter, Beauftragte).
(4) „Kundendaten" bezeichnet sämtliche Daten, Inhalte, Sprachaufzeichnungen, Texte, Dokumente und sonstige Informationen, die der Kunde oder seine Nutzer in die Plattform eingeben, hochladen oder über die Plattform verarbeiten lassen.
(5) „KI-Ausgabe" bezeichnet sämtliche durch künstliche Intelligenz generierten Ergebnisse der Plattform, insbesondere Transkriptionen, extrahierte Feldinhalte, vorausgefüllte Formulare und automatisierte Dokumentvorschläge.
§ 3 Kein Medizinprodukt — Regulatorischer Ausschluss
(1) Die Plattform ist kein Medizinprodukt. OTpilot ist ausschließlich ein administratives Dokumentations- und Workflow-Werkzeug. Die Plattform dient der Erfassung, Strukturierung und Verwaltung von Dokumentationsdaten im Geschäftsbetrieb des Kunden. Sie ist nicht dazu bestimmt und nicht dafür geeignet, medizinische Zwecke im Sinne der einschlägigen Regularien zu erfüllen.
(2) Die Plattform fällt ausdrücklich nicht in den Anwendungsbereich folgender Regelwerke:
a) Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte (Medical Device Regulation — MDR): Die Plattform erfüllt keinen der in Art. 2 Nr. 1 MDR definierten Zwecke. Sie dient weder der Diagnose, Verhütung, Überwachung, Vorhersage, Prognose, Behandlung noch der Linderung von Krankheiten. Sie ersetzt, verändert oder unterstützt nicht die Anatomie oder einen physiologischen oder pathologischen Vorgang oder Zustand.
b) Medizinprodukterecht-Durchführungsgesetz (MPDG) sowie sämtliche nationalen Durchführungsvorschriften zur MDR, einschließlich etwaiger Übergangsregelungen aus dem Medizinproduktegesetz (MPG).
c) Sozialgesetzbuch V (SGB V): Die Plattform ist kein Hilfsmittel im Sinne des § 33 SGB V und kein Gegenstand des Hilfsmittelverzeichnisses nach § 139 SGB V. Die Plattform wird nicht zur Erbringung von Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung eingesetzt und ist nicht Teil der vertragsärztlichen Versorgung.
d) Richtlinien des Medizinischen Dienstes (MD/MDK): Die Plattform trifft keine Bewertungen, Empfehlungen oder Einschätzungen im Sinne der Begutachtungsrichtlinien des Medizinischen Dienstes.
(3) Die Plattform trifft keine medizinischen, therapeutischen, diagnostischen oder klinischen Entscheidungen. Sämtliche KI-Ausgaben der Plattform sind ausschließlich administrative Dokumentationshilfen. Sie ersetzen in keinem Fall die fachliche Beurteilung durch qualifiziertes Personal des Kunden (insbesondere Orthopädietechniker, Orthopädieschuhmacher, Rehatechniker oder sonstige Fachkräfte).
(4) Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, sämtliche KI-Ausgaben der Plattform vor ihrer Verwendung im Geschäftsverkehr, insbesondere vor Einreichung bei Kostenträgern (Krankenkassen, Berufsgenossenschaften etc.), auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen. Die Anbieterin übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Korrektheit der KI-Ausgaben. Dies ist vom Kunden selbst vor der Verwendung sorgfältig zu überprüfen, vgl. § 6 Abs. 3 der AGB.
(5) Sollte ein Gericht, eine Behörde oder ein sonstiger Hoheitsträger die Plattform oder Teile davon als Medizinprodukt oder als regulierungspflichtiges Produkt im Sinne der vorstehend genannten oder vergleichbarer Regelwerke einstufen, ist die Anbieterin berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung zu kündigen oder die betroffenen Funktionalitäten zu deaktivieren. In diesem Fall erstattet die Anbieterin dem Kunden bereits gezahlte Vergütung anteilig (pro rata temporis) für den nicht mehr nutzbaren Zeitraum. Weitergehende Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche des Kunden sind mit Ausnahme von Vorsatz und Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Bei einfacher Fahrlässigkeit gilt um Übrigen die Haftungsgrenze von § 13 Abs. 3 dieser AGB entsprechend.
(6) Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform nicht in einer Weise zu nutzen oder zu bewerben, die den Eindruck erweckt, es handele sich um ein Medizinprodukt, ein Diagnoseinstrument oder ein klinisches Entscheidungstool. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtung berechtigt die Anbieterin zur fristlosen Kündigung.
(7) KI-Funktionsumfang und Transparenz: Die KI-Funktionen der Plattform beschränken sich auf die Transkription gesprochener Sprache und die Strukturierung bzw. Komprimierung der transkribierten Inhalte in vorgegebene Formularfelder. Die Plattform trifft keine autonomen Entscheidungen, gibt keine Empfehlungen ab und führt kein Scoring, Profiling oder sonstige Auswertungen durch. Sämtliche KI-Ausgaben unterliegen der zwingenden Prüfung und Freigabe durch qualifiziertes Personal des Kunden (vgl. § 6 Abs. 3). Transparenzhinweis gemäß Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): Sämtliche KI-Ausgaben der Plattform werden durch KI-Systeme erzeugt und beruhen nicht auf menschlicher Autorschaft.
§ 4 Vertragsschluss und Registrierung
(1) Die Darstellung der Plattform auf der Website der Anbieterin stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum).
(2) Der Vertragsschluss erfolgt durch die Registrierung des Kunden auf der Plattform und die Bestätigung dieser AGB. Mit der Registrierung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrages ab. Die Anbieterin nimmt das Angebot durch Freischaltung des Kundenkontos an.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese bei Änderung unverzüglich zu aktualisieren. Die Anbieterin ist berechtigt, die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen.
(4) Der Kunde ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten allein verantwortlich. Er haftet für sämtliche Aktivitäten, die unter Verwendung seiner Zugangsdaten erfolgen, es sei denn, er weist nach, dass ein Dritter sich die Zugangsdaten ohne sein Verschulden verschafft hat.
(5) Die Anbieterin behält sich vor, die Registrierung ohne Angabe von Gründen abzulehnen.
§ 5 Leistungsbeschreibung
(1) Die Anbieterin stellt dem Kunden die Plattform im Rahmen eines SaaS-Modells über das Internet zur Nutzung bereit. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website der Anbieterin sowie aus der Dokumentation der Plattform.
(2) Die Anbieterin ist berechtigt, die Plattform jederzeit weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und den Funktionsumfang zu ändern, zu erweitern oder einzuschränken, soweit hierdurch die vertragswesentlichen Funktionen nicht wesentlich beeinträchtigt werden und dies dem Kunden zumutbar ist. Die Anbieterin wird den Kunden über wesentliche Änderungen rechtzeitig informieren.
(3) Die Anbieterin schuldet die Bereitstellung der Plattform in der jeweils aktuellen Version. Ein Anspruch des Kunden auf Beibehaltung eines bestimmten Funktionsumfangs, einer bestimmten Version oder einer bestimmten Benutzeroberfläche besteht nicht.
(4) Die Plattform nutzt Dienste von Drittanbietern (insbesondere für KI-Verarbeitung, Cloud-Infrastruktur und Spracherkennung). Die Anbieterin haftet nicht für Leistungsstörungen, die auf der Nichtverfügbarkeit oder Leistungseinschränkungen dieser Drittanbieter beruhen, soweit die Anbieterin diese nicht zu vertreten hat.
§ 6 KI-generierte Inhalte
(1) Die Plattform setzt Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) ein, um Spracheingaben zu transkribieren und aus den Transkriptionen strukturierte Daten für Dokumentationsformulare zu extrahieren. Die KI wertet keine Daten aus, trifft keine eigenständigen Bewertungen und gibt keine Empfehlungen ab; sie dient ausschließlich der Strukturierung und ggf. Komprimierung gesprochener Inhalte. KI-Ausgaben sind maschinell generierte Ergebnisse (vgl. § 3 Abs. 7) und können Fehler, Ungenauigkeiten, Auslassungen oder Halluzinationen mit fehlerhaften Inhalten enthalten.
(2) Die Anbieterin übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität oder Eignung der KI-Ausgaben für einen bestimmten Zweck. Insbesondere garantiert die Anbieterin nicht, dass:
a) Transkriptionen fehlerfrei sind;
b) extrahierte Feldinhalte korrekt zugeordnet werden;
c) generierte Dokumentenvorschläge den Anforderungen von Kostenträgern, Behörden oder sonstigen Dritten entsprechen;
d) KI-Ausgaben den jeweils geltenden regulatorischen, berufsrechtlichen oder abrechnungstechnischen Anforderungen genügen.
(3) Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die Prüfung, Korrektur und Freigabe sämtlicher KI-Ausgaben vor deren Weiterverwendung. Die Nutzung von KI-Ausgaben ohne vorherige Prüfung durch qualifiziertes Personal des Kunden erfolgt auf alleiniges Risiko des Kunden.
(4) Die Anbieterin haftet nicht für Schäden, die dem Kunden oder Dritten aus der Verwendung ungeprüfter oder fehlerhafter KI-Ausgaben entstehen, insbesondere nicht für:
a) Ablehnungen von Kostenvoranschlägen oder Anträgen durch Kostenträger;
b) Fehlerhafte Abrechnungen gegenüber Krankenkassen, Berufsgenossenschaften oder sonstigen Kostenträgern;
c) Berufsrechtliche Konsequenzen aufgrund fehlerhafter Dokumentation;
d) Schäden bei Patienten oder Versorgungsempfängern, die auf fehlerhafte KI-Ausgaben zurückzuführen sind.
(5) Die Qualität der KI-Ausgaben hängt maßgeblich von der Qualität der Eingabedaten (insbesondere Audioqualität, Deutlichkeit der Sprache, Vollständigkeit der gesprochenen Informationen) ab. Die Anbieterin gibt keine Mindestgenauigkeit oder Erkennungsrate zu.
§ 7 Nutzungsrechte
(1) Die Anbieterin räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im Rahmen dieser AGB bestimmungsgemäß zu nutzen. Das Nutzungsrecht endet mit Beendigung des Vertrages.
(2) Das Nutzungsrecht ist beschränkt auf die im Vertrag vereinbarte Anzahl von Nutzern (Lizenzen). Der Kunde ist nicht berechtigt, mehr Nutzer als die vereinbarte Anzahl auf die Plattform zugreifen zu lassen. Die gemeinsame Nutzung eines Nutzerkontos durch mehrere natürliche Personen (Account-Sharing) ist nicht gestattet.
(3) Der Kunde ist nicht berechtigt:
a) die Plattform oder Teile davon zu kopieren, zu dekompilieren, zu disassemblieren, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder anderweitig den Quellcode zu ermitteln, soweit dies nicht durch zwingendes Recht (insbesondere § 69e UrhG) gestattet ist;
b) die Plattform Dritten zur Nutzung zu überlassen, zu vermieten, zu verleihen oder in sonstiger Weise zugänglich zu machen;
c) die Plattform als Grundlage für die Entwicklung konkurrierender Produkte oder Dienstleistungen zu verwenden;
d) automatisierte Zugriffe auf die Plattform durchzuführen (Scraping, Crawling, Bots), sofern nicht ausdrücklich über eine bereitgestellte API gestattet;
e) Schutzmechanismen, Wasserzeichen oder sonstige Sicherheitsvorrichtungen der Plattform zu umgehen oder zu entfernen.
(4) Die Anbieterin behält sich sämtliche Rechte vor, die dem Kunden nicht ausdrücklich eingeräumt werden.
§ 8 Pflichten des Kunden
(1) Der Kunde ist verpflichtet:
a) die Plattform nur im Einklang mit diesen AGB und geltendem Recht zu nutzen;
b) dafür Sorge zu tragen, dass seine Nutzer die Bestimmungen dieser AGB einhalten;
c) seine Zugangsdaten geheim zu halten und die Anbieterin unverzüglich zu informieren, wenn Anhaltspunkte für einen Missbrauch der Zugangsdaten vorliegen;
d) sämtliche KI-Ausgaben vor ihrer Verwendung auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen;
e) eine angemessene eigene Datensicherung der Kundendaten durchzuführen;
f) keine rechtswidrigen, rechtsverletzenden oder gegen die guten Sitten verstoßenden Inhalte über die Plattform zu verarbeiten;
g) die Plattform nicht in einer Weise zu nutzen, die die Funktionsfähigkeit oder Sicherheit der Plattform oder die Nutzung durch andere Kunden beeinträchtigt.
(2) Der Kunde stellt die Anbieterin von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung der Plattform durch den Kunden oder seine Nutzer oder aufgrund eines Verstoßes gegen diese AGB geltend gemacht werden. Dies umfasst auch die erforderlichen und angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung (Anwalts- und Gerichtskosten).
(3) Der Kunde ist verpflichtet, erkannte Mängel oder Fehler der Plattform unverzüglich der Anbieterin anzuzeigen und die Anbieterin bei der Fehleranalyse und -behebung im zumutbaren Umfang zu unterstützen (Mitwirkungspflicht).
(4) Der Kunde und seine Nutzer können der Anbieterin jederzeit Feedback, Verbesserungsvorschläge, Ideen oder sonstige Rückmeldungen zur Plattform übermitteln (nachfolgend „Feedback"). Mit der Übermittlung von Feedback räumt der Kunde der Anbieterin ein unentgeltliches, unwiderrufliches, zeitlich und räumlich unbeschränktes, übertragbares und unterlizenzierbares Recht ein, das Feedback ohne Einschränkung zu nutzen, weiterzuentwickeln und in die Plattform oder andere Produkte zu integrieren. Dem Kunden stehen aus übermitteltem Feedback keine Vergütungs-, Beteiligungs- oder sonstigen Ansprüche gegen die Anbieterin zu. Dies gilt auch für Feedback, das vor Annahme dieser AGB übermittelt wurde; mit Zustimmung zu diesen AGB verzichtet der Kunde auf etwaige Ansprüche aus früher übermitteltem Feedback. Diese Regelung gilt gleichermaßen für sämtliche Nutzer des Kunden.
§ 9 Preise und Zahlungsbedingungen
(1) Die Vergütung für die Nutzung der Plattform richtet sich nach der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Preisliste der Anbieterin oder nach individueller Vereinbarung. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
(2) Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.). Der Kunde erklärt sich mit den Nutzungsbedingungen von Stripe einverstanden, soweit diese für die Zahlungsabwicklung relevant sind. Die Anbieterin haftet nicht für Störungen oder Fehler im Bereich des Zahlungsdienstleisters.
(3) Die Vergütung ist — sofern nicht abweichend vereinbart — im Voraus fällig. Bei monatlicher Abrechnung ist die Vergütung jeweils zu Beginn des Abrechnungszeitraums fällig; bei jährlicher Abrechnung zu Beginn des Vertragsjahres.
(4) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist die Anbieterin berechtigt:
a) Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) zu verlangen;
b) eine Mahnpauschale von 40,00 EUR (§ 288 Abs. 5 BGB) zu erheben;
c) den Zugang zur Plattform nach vorheriger Mahnung mit angemessener Nachfristsetzung zu sperren, ohne dass die Zahlungspflicht des Kunden entfällt;
d) das Inkassoverfahren einzuleiten.
(5) Die vereinbarten Preise bei Vertragsschluss sind die aktuellen Preise der Anbieterin im Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Soweit eine wesentliche Veränderung der Kosten, die für die Preisberechnung maßgeblich sind, also der IT-Lizenzkosten und sonstigen Softwarekosten von Drittanbietern, der Vergütung von eingesetzten Subunternehmern, der Lohn- und Lohnnebenkosten, der Sozialabgaben, der Energiekosten, der Steuern und sonstigen Abgaben erfolgt, ist die Anbieterin bei Vorliegen eines Dauerschuldverhältnisses nach billigem Ermessen dazu berechtigt, nach rechtzeitiger Benachrichtigung des Kunden die vereinbarten Preise entsprechend anzupassen. Etwaige Steigerungen bei einer Kostenart dürfen von Anbieterin nur in dem Umfang für eine Preiserhöhung herangezogen werden, in dem kein Ausgleich durch etwaige rückläufige Kosten in anderen Kostenarten erfolgt. Bei Kostensenkungen sind die Preise zu ermäßigen, soweit diese Kostensenkungen nicht durch Steigerungen in anderen Bereichen ganz oder teilweise ausgeglichen werden. Die Anbieterin wird die jeweiligen Zeitpunkte einer Preisänderung so wählen, dass Kostensenkungen nicht nach für den Kunden ungünstigeren Maßstäben Rechnung getragen werden als Kostenerhöhungen, sodass Kostensenkungen mindestens in gleichem Umfang preiswirksam werden wie Kostenerhöhungen. Die vorgenannte Regelung zur Preisanpassung gilt nur für Lieferungen und Leistungen der Anbieterin, die im Rahmen eines Dauerschuldverhältnisses erbracht werden. In diesem Fall steht der Anbieterin das Recht zur Preisanpassung erstmalig 4 Monate nach Vertragsschluss zu. Dem Kunden steht bei einer Preiserhöhung von mehr als 10 % des ursprünglichen Preises pro Jahr die Möglichkeit zu, den Vertrag mit einer Frist von 14 Tagen zu kündigen, es sei denn die Preisanpassung war bereits bei Vertragsschluss vereinbart.
(6) Aufrechnungsrechte stehen dem Kunden nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von der Anbieterin anerkannt sind. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Kunde nur geltend machen, soweit sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.
(7) Für den Fall, dass sich die wirtschaftliche Situation des Kunden nach Vertragsschluss erheblich verschlechtert hat oder wenn nach Abschluss des Vertrages für die Anbieterin erkennbar wird, dass der Anspruch auf die Leistung des Kunden durch mangelnde Leistungsfähigkeit des Kunden gefährdet ist, ist die Anbieterin berechtigt, die Leistung zu verweigern und die vereinbarte Zahlungsmodalität für weitere Lieferungen aus der gesamten Geschäftsbeziehung mit dem Kunden auf Vorkasse umzustellen und bestehende Forderungen in Abweichung zum individuell vereinbarten Zahlungsziel sofort fällig zu stellen. Eine erhebliche Verschlechterung der wirtschaftlichen Situation des Kunden ist insbesondere dann anzunehmen, soweit und solange ein Warenkreditversicherer einen Deckungsschutz für Forderungen des Kunden überwiegend oder vollständig ablehnt oder wenn der Kunde mit der Zahlung wiederholt in Verzug gerät.
§ 10 Vertragslaufzeit und Kündigung
(1) Die Vertragslaufzeit und die Kündigungsfristen richten sich nach dem vom Kunden gewählten Tarifmodell und den zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Konditionen.
(2) Sofern kein abweichendes Tarifmodell vereinbart ist, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Kunde kann den Vertrag mit einer Frist von dreißig (30) Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums ordentlich kündigen. Die Anbieterin kann den Vertrag mit einer Frist von dreißig (30) Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums ordentlich kündigen; eines besonderen Grundes bedarf es hierfür nicht.
(3) Bei Tarifen mit Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag nach Ablauf der Mindestlaufzeit automatisch um den gleichen Zeitraum, es sei denn, er wird mit einer Frist von dreißig (30) Tagen vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit gekündigt.
(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für die Anbieterin insbesondere vor, wenn:
a) der Kunde trotz Mahnung mit der Zahlung von mindestens zwei (2) Monatsbeträgen in Verzug ist;
b) der Kunde wiederholt oder schwerwiegend gegen diese AGB verstößt;
c) der Kunde die Plattform als Medizinprodukt bewirbt oder in einer regulatorisch unzulässigen Weise nutzt (vgl. § 3);
d) über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgelehnt wird;
e) die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses der Anbieterin aus sonstigen Gründen unzumutbar ist.
(5) Jede Kündigung bedarf der Textform (§ 126b BGB). Die Kündigung kann per E-Mail an info@digitalhochx.de oder über die in der Plattform bereitgestellte Kündigungsfunktion erfolgen.
(6) Der Kunde ist eigenverantwortlich für die regelmäßige Sicherung seiner Kundendaten während der Vertragslaufzeit. Die Plattform stellt hierfür ggf. Exportfunktionen bereit. Nach Vertragsende kann der Kunde innerhalb von dreißig (30) Tagen die Herausgabe seiner Kundendaten in einem von der Anbieterin bestimmten Format verlangen. Die Anbieterin wird dem Verlangen in angemessener Frist nachkommen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Anbieterin berechtigt, sämtliche Kundendaten unwiderruflich zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Plattform ist kein Archivierungs- oder ERP-System; eine dauerhafte Datenhaltung über das Vertragsende hinaus wird nicht geschuldet.
§ 11 Verfügbarkeit und Wartung
(1) Die Anbieterin bemüht sich, die Plattform mit einer hohen Verfügbarkeit bereitzustellen. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird nur dann geschuldet, wenn sie in einer gesonderten Service-Level-Vereinbarung (SLA) schriftlich vereinbart wurde.
(2) Geplante Wartungsarbeiten führt die Anbieterin nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 08:00–18:00 Uhr MEZ/MESZ) durch. Die Anbieterin wird den Kunden über geplante Wartungsarbeiten mit angemessener Vorlaufzeit informieren.
(3) Zeiten geplanter Wartungsarbeiten sowie Unterbrechungen aufgrund von höherer Gewalt, Störungen im Internet, Störungen bei Drittanbietern oder sonstigen Umständen, die die Anbieterin nicht zu vertreten hat, gelten nicht als Nichtverfügbarkeit.
(4) Die Anbieterin ist berechtigt, die Plattform vorübergehend zu sperren oder einzuschränken, wenn dies aus Sicherheitsgründen, zur Durchführung dringender Wartungsarbeiten oder aufgrund behördlicher oder gerichtlicher Anordnung erforderlich ist. Die Anbieterin wird die Sperrung oder Einschränkung rechtzeitig ankündigen, soweit ihr dies möglich ist.
§ 12 Gewährleistung und Mängelrechte
(1) Die Anbieterin stellt die Plattform in der zum jeweiligen Zeitpunkt vorhandenen Beschaffenheit zur Verfügung („as is"). Ein Mangel liegt nicht vor, wenn die in der Leistungsbeschreibung genannten Funktionen nur unwesentlich beeinträchtigt sind.
(2) Öffentliche Äußerungen, Anpreisungen oder Werbungsaussagen durch die Anbieterin stellen keine vertragliche Beschaffenheitsangabe der Plattform dar.
(3) Die Anbieterin wird angezeigte Mängel in angemessener Frist nach eigener Wahl durch Nachbesserung (Fehlerbeseitigung) oder Umgehungslösung (Workaround) beheben. Der Kunde hat keinen Anspruch auf eine bestimmte Art der Nacherfüllung.
(4) Gewährleistungsansprüche sind ausgeschlossen, wenn der Mangel zurückzuführen ist auf:
a) eine nicht bestimmungsgemäße Nutzung der Plattform durch den Kunden;
b) unzureichende oder fehlerhafte Eingabedaten (insbesondere mangelhafte Audioqualität);
c) Eingriffe oder Modifikationen des Kunden oder Dritter;
d) die Nutzung der Plattform in einer nicht unterstützten technischen Umgebung;
e) Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs der Anbieterin liegen (insbesondere Internet-Konnektivität, Endgeräte des Kunden, Drittanbieter-Dienste).
(5) Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt zwölf (12) Monate ab Übergabe. Die kurze Verjährungsfrist gilt nicht, falls auf Seiten der Anbieterin grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz vorliegt, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder in Fällen der Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz oder in sonstigen Fällen, in denen das Gesetz zwingend eine längere Verjährungsfrist vorsieht.
(6) Für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorlagen, haftet die Anbieterin nur bei Verschulden; die verschuldensunabhängige Haftung nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Eine Minderung der Vergütung kommt nur bei Mängeln in Betracht, die wesentliche Funktionen der Plattform erheblich und nicht nur vorübergehend beeinträchtigen. Der Kunde darf Mängel nicht selbst beseitigen oder auf Kosten der Anbieterin beseitigen lassen (§ 536a Abs. 2 BGB), solange die Anbieterin nach Mängelanzeige innerhalb angemessener Frist mit der Behebung beginnt.
§ 13 Haftungsbeschränkung
(1) Die Anbieterin haftet unbeschränkt nur:
a) bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit;
b) für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit;
c) nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes;
d) im Umfang einer von der Anbieterin übernommenen Garantie.
(2) Bei einer einfachen fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung der Anbieterin der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung der Anbieterin bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist darüber hinaus begrenzt auf maximal 10.000,00 EUR pro Schadensfall. Die Gesamthaftung der Anbieterin aus dem Vertragsverhältnis ist auf insgesamt max. 25.000,00 EUR pro Kalenderjahr begrenzt, unabhängig von der Anzahl der Schadensfälle.
(4) Im Übrigen ist die Haftung der Anbieterin für leichte Fahrlässigkeit — gleich aus welchem Rechtsgrund — ausgeschlossen.
(5) Die Anbieterin haftet insbesondere nicht für:
a) Schäden aus der Verwendung fehlerhafter KI-Ausgaben (vgl. § 6);
c) Datenverluste, soweit der Kunde eine angemessene Datensicherung unterlassen hat;
d) Schäden durch unbefugten Zugriff Dritter auf die Plattform, soweit die Anbieterin angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen hat;
e) Schäden, die auf der Nichtverfügbarkeit oder Fehlfunktion von Drittanbieter-Diensten beruhen, ohne dass die Anbieterin dies zu vertreten hat;
f) regulatorische Konsequenzen, Bußgelder oder behördliche Maßnahmen, die sich aus der Nutzung der Plattform durch den Kunden ergeben;
g) Schäden, die dadurch entstehen, dass der Kunde die Plattform in einer nicht vorgesehenen Weise nutzt oder die Prüfpflicht nach § 3 Abs. 4 und § 6 Abs. 3 verletzt.
(6) Die vorstehende Haftungsbeschränkung gilt auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Erfüllungsgehilfen und sonstigen Beauftragten der Anbieterin.
(7) Der Kunde ist verpflichtet, angemessene und zumutbare Maßnahmen zur Schadensminderung und zur Vermeidung von Schäden zu ergreifen, insbesondere eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen.
§ 14 Datenschutz
(1) Die Anbieterin verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung unter www.otpilot.de/datenschutz.
(2) Der Kunde ist als datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten über die Plattform verantwortlich. Er stellt sicher, dass alle erforderlichen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung vorliegen und informiert betroffene Personen ordnungsgemäß.
(3) Die Anbieterin verwendet Kundendaten und Eingabedaten der Nutzer nicht zum Training, zur Optimierung oder zur Weiterentwicklung der zugrunde liegenden KI-Modelle (kein Modell-Training, kein Fine-Tuning, keine Gewichtsanpassung). Kundendaten fließen zu keinem Zeitpunkt in Modelle ein, die anderen Kunden oder Dritten zugänglich sind.
(3a) Die Plattform kann im Rahmen der Vertragserfüllung die Möglichkeit bieten, kundenindividuelle, strukturierte Wissensspeicher anzulegen und fortzuschreiben (z. B. in Form verlinkter Dokumentstrukturen). Diese dienen ausschließlich dazu, die Qualität und Kontexttreue der KI-Ausgaben für den jeweiligen Kunden zu verbessern. Ein Anspruch des Kunden auf Bereitstellung dieser Funktionalität besteht nicht. Sofern diese Funktionalität bereitgestellt wird, kann der Kunde sie jederzeit in den Plattformeinstellungen deaktivieren; die Anbieterin kann die Funktionalität zudem jederzeit einschränken oder einstellen. Kundenindividuelle Wissensspeicher sind Bestandteil der Kundendaten im Sinne des § 2 Abs. 4, verbleiben beim Kunden und werden nach Vertragsende gemäß § 10 Abs. 6 behandelt. Eine Nutzung dieser Daten zugunsten anderer Kunden oder zu modellübergreifenden Zwecken findet nicht statt.
(3b) Soweit die Plattform keine kundenindividuellen Wissensspeicher nach Abs. 3a vorhält, werden Spracheingaben nach Abschluss der jeweiligen Verarbeitung (Transkription, Datenextraktion) nicht dauerhaft in den Systemen der Anbieterin gespeichert. Der Kunde ist eigenverantwortlich für die Sicherung der erzeugten Ausgabedokumente (z. B. durch Download der generierten PDF-Dateien).
(4) Die Plattform nutzt zur KI-Verarbeitung Dienste von Drittanbietern. Die Anbieterin stellt sicher, dass die Weitergabe von Daten an diese Drittanbieter auf das zur Leistungserbringung erforderliche Maß beschränkt ist und auf Grundlage geeigneter vertraglicher Vereinbarungen erfolgt.
(5) Soweit die Anbieterin personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der AVV wird als separates Dokument bereitgestellt und ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses. Mit Zustimmung zu diesen AGB bestätigt der Kunde, die AVV zur Kenntnis genommen zu haben. Er wird diese unterzeichnen.
(6) Das geltende Datenschutzrecht gewährt dem Kunden gegenüber der Anbieterin hinsichtlich der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten folgende Betroffenenrechte: Auskunftsrecht gem. Art. 15 DS-GVO, Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DS-GVO, Recht auf Löschung gem. Art. 17 DS-GVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DS-GVO, Recht auf Unterrichtung gem. Art. 19 DS-GVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DS-GVO, Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DS-GVO sowie Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde gem. Art. 77 DS-GVO.
§ 15 Geistiges Eigentum
(1) Sämtliche Rechte an der Plattform, einschließlich Quellcode, Algorithmen, Datenbanken, Benutzeroberfläche, Design, Marken, Logos und Dokumentation verbleiben ausschließlich bei der Anbieterin oder deren Lizenzgebern. Der Vertrag begründet keinen Erwerb von geistigen Eigentumsrechten durch den Kunden.
(2) Die Kundendaten verbleiben im Eigentum des Kunden. Die Anbieterin erwirbt an den Kundendaten keine Rechte, die über die zur Vertragserfüllung erforderliche Nutzung hinausgehen.
(3) KI-Ausgaben (Transkriptionen, extrahierte Feldinhalte, generierte Dokumentvorschläge) begründen keine urheberrechtlichen Schutzrechte der Anbieterin. Der Kunde darf KI-Ausgaben im Rahmen seines Geschäftsbetriebs frei verwenden. Die Anbieterin übernimmt jedoch keine Gewähr dafür, dass KI-Ausgaben frei von Rechten Dritter sind. Der Kunde stellt die Anbieterin von Ansprüchen Dritter frei, die aus der Nutzung von KI-Ausgaben durch den Kunden resultieren.
(4) Der Kunde räumt der Anbieterin das Recht ein, die Kundendaten im zur Vertragserfüllung erforderlichen Umfang zu vervielfältigen, insbesondere zum Zweck der Datensicherung (Backup), der technischen Bereitstellung, der Wiederherstellung sowie der erforderlichen Formatanpassung. Dieses Recht erlischt mit Beendigung des Vertragsverhältnisses, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
(5) Der Kunde räumt der Anbieterin das Recht ein, anonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten (keine personenbezogenen Daten und keine Kundendaten im Sinne des § 2 Abs. 4) zur Verbesserung der Plattform, zur Qualitätssicherung und zu statistischen Zwecken zu verwenden.
(6) Der Kunde gewährt der Anbieterin das Recht, den Kunden als Referenzkunden zu benennen, sofern der Kunde dem nicht schriftlich widerspricht.
§ 16 Änderungen der AGB
(1) Die Anbieterin ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen der Anbieterin für den Kunden zumutbar ist. Dies ist insbesondere der Fall bei Änderungen, die:
a) aufgrund geänderter Rechtslage oder Rechtsprechung erforderlich werden;
b) der Anpassung an technische Entwicklungen dienen;
c) der Einführung neuer Funktionen oder Dienste dienen;
d) redaktioneller Natur sind.
(2) Die Anbieterin wird den Kunden über die beabsichtigte Änderung spätestens sechs (6) Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten per E-Mail oder über die Plattform informieren. Der Kunde kann den Änderungen innerhalb von vier (4) Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform widersprechen. Die Anbieterin wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf die Widerspruchsfrist besonders hinweisen.
(3) Widerspricht der Kunde fristgerecht, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von dreißig (30) Tagen zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung zu kündigen. Bis zur Wirksamkeit der Kündigung gelten die bisherigen AGB fort.
§ 17 Höhere Gewalt
Die Anbieterin haftet nicht für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer Pflichten, soweit diese auf Umstände höherer Gewalt zurückzuführen ist. Höhere Gewalt umfasst insbesondere Naturkatastrophen, Epidemien, Pandemien, Krieg, Terrorismus, behördliche Anordnungen, Streiks, Energieversorgungsstörungen, Telekommunikationsausfälle, Cyberangriffe, Ausfälle von Cloud-Infrastrukturen und Drittanbieter-Diensten sowie sonstige unvorhersehbare, von der Anbieterin nicht beherrschbare Ereignisse. Im Falle höherer Gewalt verlängern sich die vertraglichen Fristen um die Dauer der Behinderung. Soweit das Ereignis höherer Gewalt länger als 6 Wochen andauert, sind beide Vertragsparteien zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages berechtigt.
§ 18 Schlussbestimmungen
(1) Anwendbares Recht. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und unter Ausschluss der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts (soweit rechtlich zulässig).
(2) Gerichtsstand. Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist Osnabrück, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat.
(3) Textform. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Dies gilt auch für die Abbedingung dieser Textformklausel.
(4) Abtretung. Der Kunde ist nicht berechtigt, Rechte oder Pflichten aus dem Vertragsverhältnis ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Anbieterin an Dritte abzutreten oder zu übertragen. Die Anbieterin ist berechtigt, ihre Rechte und Pflichten aus dem Vertrag ohne Zustimmung des Kunden auf ein verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger zu übertragen.
(5) Salvatorische Klausel. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
Digital Hoch X GmbH · Osnabrück, April 2026